Verifactu es el sistema con el que la Agencia Tributaria obliga a que los programas de facturación de empresas y autónomos generen registros de cada factura que no se puedan alterar. Tras varios aplazamientos, las fechas definitivas son estas:
- 1 de enero de 2027: sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: autónomos y profesionales (contribuyentes del IRPF) y el resto de obligados.
En esta guía explicamos qué exige exactamente, a quién afecta, qué pasa si sigues facturando con Excel o Word, qué sanciones hay y qué conviene hacer ahora, con nuestra opinión práctica después de acompañar a muchos clientes de Mataró y el Maresme en la adaptación.
Qué es Verifactu
Verifactu nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023, conocido como Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF). Su objetivo es acabar con el llamado «software de doble uso», los programas que permiten borrar o modificar facturas sin dejar rastro.
Para conseguirlo, cada vez que se emite una factura el programa debe generar un registro de facturación encadenado con el anterior, con una huella digital (hash) que impide modificarlo sin que se note, y la factura debe incluir un código QR que el cliente puede usar para comprobarla en la web de Hacienda.
Las dos modalidades: VERI*FACTU o «no Verifactu»
El programa de facturación puede funcionar de dos formas, y la elección es de cada empresa:
| Modalidad VERI*FACTU | Modalidad «no Verifactu» | |
|---|---|---|
| Envío a Hacienda | Los registros se envían automáticamente a la AEAT al emitir cada factura | Los registros se conservan en el propio sistema |
| Requisitos técnicos | Más sencillos (no exige firma electrónica de cada registro) | Firma electrónica de los registros y registro de eventos |
| Requerimientos | Hacienda ya tiene la información | Hay que entregar los registros si Hacienda los pide |
| Leyenda en la factura | «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» | Solo el código QR |
Para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas la modalidad VERI*FACTU es la más sencilla de cumplir, y es la que suelen ofrecer por defecto los programas de facturación en la nube.
A quién afecta y a quién no
Afecta a cualquier empresario o profesional que emita facturas con un programa informático, sin mínimo de facturación: sociedades, autónomos, comunidades de bienes y entidades en régimen de atribución de rentas.
Quedan fuera:
- Quienes llevan los libros registro del IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII), como las grandes empresas que facturan más de 6 millones de euros.
- Los contribuyentes de los territorios forales (País Vasco y Navarra), que tienen sus propios sistemas, como TicketBAI.
- Quien emite todas sus facturas a mano, sin ningún programa.
Ojo: si tu gestoría te hace las facturas, la obligación sigue siendo tuya. Lo que hay que comprobar es que el programa que se usa cumpla los requisitos.
¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?
Es la pregunta que más nos hacen. La respuesta corta: no conviene.
Una plantilla de Word o Excel que se rellena a mano, se imprime o se guarda en PDF sin que el archivo numere, calcule ni almacene las facturas se parece más a una factura manual que a un sistema de facturación. Pero en cuanto la hoja de cálculo numera automáticamente, guarda el histórico o calcula totales, muchos especialistas consideran que es un sistema informático de facturación y que, como no puede cumplir los requisitos técnicos, no es válido.
Hacienda no ha cerrado el debate con un criterio claro para cada caso, y la sanción por usar un sistema no conforme es muy alta. Por eso nuestra recomendación es pasar a un programa de facturación que declare cumplir el reglamento: hay opciones sencillas y económicas pensadas para autónomos.
Sanciones
- Usuarios: hasta 50.000 € por ejercicio por tener un sistema de facturación que no cumpla los requisitos o que haya sido alterado (art. 201 bis de la Ley General Tributaria).
- Fabricantes y comercializadores de software: hasta 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa no conforme.
A esto se suman las sanciones generales por incumplir las obligaciones de facturación. Si quieres ver cómo actúa Hacienda cuando detecta irregularidades en las facturas, lo explicamos en facturas falsas y actividades ficticias: cuándo sanciona Hacienda.
Cronología de los aplazamientos
Verifactu ha cambiado de fecha varias veces, lo que ha generado mucha confusión:
- Real Decreto 1007/2023: fijó la obligación inicialmente para julio de 2025.
- Real Decreto 254/2025: la retrasó a 1 de enero de 2026 (sociedades) y 1 de julio de 2026 (resto).
- Real Decreto-ley 15/2025 (diciembre de 2025): nuevo aplazamiento de un año, a 1 de enero de 2027 y 1 de julio de 2027.
Desde el 29 de julio de 2025 los fabricantes de software ya deben ofrecer programas adaptados y entregar una declaración responsable de que cumplen el reglamento. Es decir, las herramientas ya existen: el aplazamiento da tiempo, pero no cambia lo que hay que hacer.
No hay que confundir Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas que prevé la Ley Crea y Crece. Son dos obligaciones distintas, con calendarios diferentes.
Vídeo: qué significó el aplazamiento de Verifactu.
Qué hacer ahora: plan en 4 pasos
- Revisa cómo facturas hoy. Programa, hoja de cálculo, TPV, plataforma online… Haz una lista de todo lo que emite facturas en tu negocio.
- Pide la declaración responsable a tu proveedor de software. Si no te la da o no tiene fecha de adaptación, empieza a buscar alternativa.
- Elige modalidad. Para la mayoría de pequeños negocios, VERI*FACTU (envío automático) es la más sencilla.
- Haz la transición con margen. Lo ideal es que en el último trimestre del año anterior ya estés facturando con el sistema nuevo, para resolver incidencias antes de que sea obligatorio.
Si llevas tu contabilidad con nosotros, coordinamos el cambio de programa con la asesoría contable para que la facturación y los libros sigan cuadrando. Y si tienes dudas sobre qué facturar y cómo, te puede servir nuestro artículo sobre facturación y contabilidad.
Nuestra opinión sobre Verifactu
Vídeo: nuestra opinión sobre Verifactu.
El objetivo es razonable: perseguir el software que permite ocultar ventas protege también a quien factura correctamente y compite en desventaja con quien no lo hace. Y para la mayoría de negocios que ya usan un programa de facturación actualizado, el cambio será casi invisible.
Lo que nos parece mejorable es la forma. Los sucesivos aplazamientos han generado incertidumbre, el criterio sobre Excel y Word sigue sin estar claro y el coste de adaptación pesa más, en proporción, en el pequeño autónomo que factura poco. Nuestra recomendación es no esperar a la última fecha: adaptarse con calma ahora cuesta mucho menos que hacerlo con prisas en diciembre.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu es obligatorio en 2026?
No. Tras el Real Decreto-ley 15/2025, la obligación empieza el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Antes de esas fechas se puede usar de forma voluntaria.
¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda?
Solo si eliges la modalidad VERI*FACTU, y lo hace el programa automáticamente. En la modalidad «no Verifactu» los registros se guardan en tu sistema y solo se entregan si Hacienda los pide.
¿Hay un mínimo de facturación para estar obligado?
No. Afecta a cualquier empresario o profesional que facture con un programa informático, sin importar su volumen, salvo las excepciones del SII y los territorios forales.
Si mi asesoría emite mis facturas, ¿quién es responsable?
Tú, como obligado a facturar. Lo que debes asegurarte es de que el sistema que se utiliza cumpla los requisitos.
¿Necesitas ayuda para adaptarte?
Revisamos cómo facturas hoy, te recomendamos la opción más sencilla para tu negocio y coordinamos el cambio con tu contabilidad. Habla con nuestra asesoría fiscal en Mataró en el 937 41 47 67.
Información oficial: Agencia Tributaria – Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU.
